关于进一步规范和加强科研项目和科研经费管理的通知

全校各项目负责人及全体科研教师:

按照国家有关规定的要求，为了进一步规范和加强科研项目和科研经费的管理，结合《东北石油大学科研经费管理办法（试行）》（以下简称“经费管理办法”）及最近审计中暴露出来的一些问题，特要求如下：

一、科研项目管理

1、进一步加强科研项目立项管理

学校不支持与项目负责人所从事研究领域无关的科研立项。二级院部在审查科研立项时应着重评估拟立科研项目是否符合项目负责人的研究方向、项目组成员（包括学生，必须是项目组成员中导师所指导的）及其结构是否合适、所需研究与实验条件及基础是否满足、所编制的经费预算是否科学合理等。

2、进一步加强科研项目结题管理

科研项目结题应与结帐联动，并按照经费实际支出情况编制科研经费决算书，计划财务处核对表账相符后签字盖章。

（1）纵向项目：结题时必须结帐。对于确实结余的经费必须交回项目委托单位或学校（如允许作为结余资金上交学校）并按照学校有关规定执行。

（2）横向项目：对于委托单位要求出具财务决算报告的（必是经费已全额到帐），必须结帐才能出具财务决算报告；对于结题时经费未全额到帐的，原则上不予出具财务决算报告，且经费全额到帐1年以内必须结帐，结余经费按照学校有关规定办理。

二、科研经费管理

1、进一步规范科研经费预算管理

科研经费预算一旦批准，不允许私自调整。对于情况特殊确实需要调整的横向科研经费预算，必须经学校科研和财务的主管校长同意，按相关规定办理审批手续，且原则上只允许进行一次、一定科目和范围的调整；纵向科研经费预算调整按国家有关规定执行。

2、进一步规范科研经费支出管理

项目负责人开展科研活动过程中发生的支出，应与科研任务具有相关性，不得将无关的支出在科研经费中列支。

严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费；严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务费；严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用；严禁设立“小金库”。

3、进一步规范“实名制”支出管理

（1）对于“差旅费”、“通讯费”、“劳务费”等涉及“实名制”的票据，原则上不允许支付给与项目研究无关的人员（即非项目组成员）。

（2）学生的劳务报酬对于本科生、硕士生、博士生原则上每月分别不宜超过1200、1500、1800元。对于项目组成员中已毕业离校的学生，如项目确实需要，可由项目负责人申请等额更换为项目组成员中导师所指导的学生，且必须经所在院部负责人审批并加盖公章。

（3）对于参与横向项目“助研”的学生，必须是项目组成员。对于作为非项目组成员确实由于研究需要参与的学生，需项目负责人提出申请、所在二级院部审批同意。

（4）对于“临时聘用人员”必须严格审定，先由项目负责人提出申请并说明出于何种原因需要临时聘用，二级院部负责人审核同意并加盖公章，到科研处办理。“临时聘用人员”不适用于有工资收入人员，且每次人员不宜过多、聘用次数也不宜过多。

4、进一步规范科研外协管理

科研外协主要是指受学校技术、工艺和设备等条件的限制，自身无法完成，必须委托外单位进行协作的研究、设计、试验、加工、咨询服务等技术内容；外协费是指必须支付给外协受委托单位相应的检测、加工、设计、试验等费用。

（1）所有科研外协都必须签订外协合同，且原则上一个科研项目只允许一次性外协委托申请。科研外协项目原则上应委托给高等学校、国有科研院所、国有企业所属科研院所。如果确实需要委托给非国有科研单位时，项目负责人要对科研外协项目的技术先进性、承担研究人员的素质和技术能力、项目承担单位的业务范围和业绩实力等进行充分的论证和调研，并且在签订技术合同之前必须认真调查对方当事人的法人地位、资信状况、履约能力等情况。

（2）项目负责人要主动申明与外协承担方的关系，提供相关信息，接受监督；不得将外协项目委托给本人和项目组成员及其亲属或有直接利益关系人员所成立或参与的公司。严格防止虚假资源匹配和虚假合作，严禁利用科研项目和国有资产为参与科研项目的个人及其亲属谋取利益，坚决杜绝假借合作名义骗取国家和社会资源。

（3）外协经费总额在10~50万元的，由科研处组织学校相关部门组成专家组进行论证；外协经费总额在50万元以上的，由主管科研校长组织学校相关部门组成专家组进行论证。

今后拟定对于需要委托给非国有科研单位的外协项目都必须由受委托方派授权的技术人员前来进行开题和结题答辩，学校将组织校内外相关专家组成专家组进行论证。

5、进一步规范科研外购管理

（1）科研经费大额支出执行政府采购制度。设备、实验材料等科研外购单次采购额度在10万元以下的，经二级院部审查同意后由项目负责人组织项目组自行采购；单次采购额度在10万元以上的，经二级院部审查同意后由资产管理处按有关规定组织采购。

（2）学校要完善科研经费支出审核制度，严格票据的审核，必要时要求项目负责人附明细单等有效证明。报销购货票据必须在“货物名称”栏中标明具体货物名称；标注“办公用品”、“日用品”、“文具”、“图书”等笼统名称的，必须附有供货单位盖有发票专用章的货物明细（与发票上所盖的章相同）。

（3）外购设备形成资产的，必须办理资产验收手续；外购的实验原材料和耗材由项目负责人所在二级院部组织验收并办理相应的出入库和领用手续。

（4）“版面费”报销时须提供录用通知单或已发表的复印件。

6、进一步规范专家咨询费管理

专家咨询费：是指在课题研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给项目、课题管理相关的工作人员。

（1）纵向科研项目以会议形式组织的咨询，需要具有相关的会议通知、聘请专家要咨询的内容以及专家报到签到表，同时要有聘请的专家的工作单位、技术职称和发放金额，并经二级院部和科研处签字盖章；以通讯形式组织的咨询，专家咨询费只要有专家的工作单位、技术职称和发放金额即可。

（2）横向科研项目在开题、中期检查、结题及研究、开发过程中所发生的专家咨询费需要提供对方单位开具的收据并同时提供经二级院部审批同意、签字盖章的包括聘请专家的工作单位、技术职称和发放金额的发放表；或有委托单位盖章的包括聘请专家的工作单位、技术职称和发放金额的发放表。

7、进一步规范纵向课题会议费管理

纵向课题的会议费仅指本项目自己举办和委托会务公司承办的会议所发生的费用。自己举办的会议需要提供二级院部和科研处签字盖章的会议通知、会议内容和参加会议人员签到表；委托会务公司承办的，除提供上述相关手续，还需要提供与会务公司的委托合同并且提供会务公司的相关资质。

8、进一步规范科研经费报账签字管理

科研项目经费支出业务必须由项目负责人及所在二级院部负责人亲笔签字，坚决杜绝代签、冒签和盖签字名章。为了降低财务风险，每个科研项目应由项目负责人指定1名成员专门负责科研经费管理。

9、进一步规范票据的时限

根据审计意见，跨年度的票据不允许报销，也就是说不允许报销上一年度的票据（上一年度封帐以后发生的业务可以除外）。

三、有关问题

针对这次国家重大专项审计暴露出来的突出问题，请纵向项目负责人（特别是国家级项目），于本月20日以后、元旦以前到计划财务处财务一科和财务二科对所报销账目进行核查，有问题的可进行核减。

科 研 处

计划财务处

2013年12月2日